隨著市場經濟的快速發展，企業規模不斷擴大，分支機構日益增多，企業內外部溝通互動日益頻繁，企業對視頻會議系統的需求越來越大。如何選擇合適的視頻會議從而使投入產出比達到最高，企業在選擇視頻會議時可以通過以下六個步驟，從而確定性價比最優的視頻會議解決方案。

第一， 了解企業溝通需求，確定會議規模和配置

企業在選購視頻會議之前，必先進行自我需求分析，只有這樣才能購買到最合適企業溝通需求的視頻會議產品。企業要了解視頻會議的衡量標準，了解自身的溝通需求及及其具體用途；在設置會議室配備的時候，還需要考慮到公司會議室的面積大小。

第二， 根據企業IT設施現狀，確定軟件視頻會議或硬件視頻會議

企業需要根據總部和各個分公司的網絡情況和網絡環境，以及對是否具備維護和會議保障的IT人力等實際情況進行分析，選擇軟件視頻會議、硬件視頻會議或者“軟硬兼施”的方式。相對而言，軟件視頻會議和硬件視頻會議各有特點，公司選擇硬件主要是考慮系統的專業性和穩定性，而軟件主要是為了滿足企業對硬件應用的補充延展功能，使得出差人員可以通過PC、移動設備終端或者web客戶端和瀏覽器輕松實現遠程接入。

第三， 根據企業業務等實際情況，選擇自建或者租用方式

自建視頻會議系統和租用視頻會議都各有好處，關鍵是要看是否適合自己公司的實際使用和業務情況。無論是自建硬件視頻會議還是軟件會議，前期都需要一次性投入較大資金購置各類硬件設備，包括視頻會議服務器MCU、會議室終端、桌面終端等設備；自建軟件視頻會議主要通過廠商提供的視頻會議軟件，用戶只要有PC機、麥克風、攝像頭就可以輕松通過互聯網上召開會議。除此之外，還需要考慮IT人力成本以及維護保障方面的費用，后期投入較大，自建方式適合對成本不敏感、經濟實力雄厚的政府機構及大型公司，保密性要求高的軍工單位。

如果選擇租用視頻會議服務無需購買任何設備，租用運營商已經架構好的平臺，則可以省掉一次性購買硬件設施時的大筆費用，按實際使用月或年付費給服務商，日常維護、系統安全和運行保障等問題全部交由服務商負責，對企業來說比較省心省事。

隨銳視頻會議云服務采用按月或按年的租用形式，用戶無需購買軟硬件，無需租用專用帶寬，無需機房托管服務器，無需配備MCU，無需專業IT人員運維，只需按需付費和互聯網接入即可隨時隨地的召開遠程視頻會議了。且能夠適應各種不同的網絡環境和不同終端設備，可供分布在不同地點工作的員工隨時召開會議，整個過程簡單、快捷。對于會議比較多，會議時間不確定的公司非常適用。

第四， 收集各個品牌信息進行評估，確定3-5家綜合對比分析

企業可通過各個渠道如廣告信息、官方網站、口碑傳播、個人經驗等了解品牌信息，最后根據企業的實際需求確定3-5家進行綜合對比分析。

第五， 通過免費試用充分了解產品，確定最終方案

對于硬件視頻會議系統，企業采購人員需要通過對產品進行全方位的了解，如產品質量，功用，系統穩定，配件以及品牌口碑等等。一般的視頻會議廠商的官方網站都會有免費試用的功能，企業可以通過產品試用更好地了解該產品功能以及是否能滿足企業的實際需求，大大降低和避免實際使用時可能存在的風險。

第六， 購買產品，與銷售進一步溝通，售后跟蹤

在購買了產品后，使用過程中還需注意視頻會議產品系統功能是否完整;音視頻傳輸是否穩定;多點連接是否需要追加資金購買新的設備，以及目前購買的設備是否與其他的品牌產品兼容；視頻會議廠商對與未來系統和技術的開發能力等問題，當然還有廠商的售后服務保障是否全面。